PR-byråerna och deras avtal

Det har blivit allt vanligare att man anlitar en PR-byrå eller en kommunikationsbyrå för att till exempel utforma och publicera sina pressmeddelanden. Det gäller framförallt företag, men även privatpersoner i form av politiker, artister och idrottsstjärnor. Detta har lett till att många PR-byråer och kommunikationsbyråer för tillfället upplever mycket goda tider, med en löpande tillströmning av nya klienter. Detta ställer samtidigt stora krav på byråerna. Det är stor skillnad mellan att hantera en mindre byrå med kanske ett tiotal klienter, jämfört med en större byrå som har hundratals klienter. Alla klienter kräver sin särskilda uppmärksamhet och har sina unika önskemål om vad byråns uppdrag omfattar.

Många klienter innebär många och olika avtal

Nya och fler klienter innebär självfallet en ökad administration. Med administration avses även den juridiska delen, det vill säga byråernas avtal med klienterna. I princip ökar byråernas avtal i takt med antalet nya klienter. För varje ny klient som byrån erhåller ska det upprättas ett nytt uppdragsavtal jämte eventuella tilläggsavtal. Dessa avtal ska undertecknas av klienten för att därefter arkiveras och bevakas av byrån. Det ligger i byråns intresse att ha full kontroll på betalningsvillkor, avtalstider, uppsägningstider och andra bestämmelser som innehåller någon form av tidsfrist eller liknande.

När det är mindre byråer med ett fåtal klienter, är det i de flesta fall möjligt att hantera byråns avtal med hjälp av några enkla mallar i Word och kalendern i Outlook. Genom att använda sig av påminnelsefunktionen i Outlook, är det möjligt att lägga in automatiska påminnelser avseende till exempel en uppsägningstid som måste beaktas. Med hjälp av en grundläggande avtalsmall för uppdragsavtal i Word är det möjligt att själv skriva de flesta av byråns uppdragsavtal med klienterna.

Nödvändigheten av ett digitalt avtalshanteringssystem

När byrån blir större är det inte längre möjligt att skriva alla avtal med hjälp av en mall i Word. Det är inte heller praktiskt möjligt att ha kontroll på alla tidsfrister med hjälp av Outlook. I princip använder sig samtliga större byråer av någon form av digitalt avtalshanteringssystem för att hantera sina avtal, men även andra juridiska dokument. Genom att använda sig av ett avtalshanteringssystem effektiviserar byrån skapandet av nya avtal. Samtidigt minskar man risken för att byråns personal upprättar felaktiga avtal, eller missar att bevaka tidsfrister eller särskilda villkor i ett gällande avtal.

Använder sig byrån av ett komplett avtalshanteringssystem, innehåller ett sådant system moduler eller funktioner för att såväl skapa nya avtal som att bevaka ingångna avtal. Genom integrerade mallsystem är det möjligt för enskilda personer i personalen att, med hjälp av systemet, själva skapa korrekta avtal. När avtalet har undertecknats av klienten, övervakas det automatiskt av avtalshanteringssystemet som förvarnar om eventuella uppsägningstider. Betydelsen av ett avtalshanteringssystem kan inte överskattas. Ett väl integrerat och anpassat system är en av de bästa investeringar som en större PR- eller kommunikationsbyrå kan göra.